En la contabilidad de un negocio en España, existen cuatro libros contables principales que toda empresa debe llevar de forma obligatoria, según el Código de Comercio y la normativa fiscal.
Estos libros son fundamentales para llevar un control riguroso de la actividad económica de la empresa y garantizar su transparencia ante Hacienda.
1. Libro Diario
Situación en la contabilidad:
Es el primer registro contable que se utiliza. En él se anotan, día a día y por orden cronológico, todas las operaciones económicas de la empresa (compras, ventas, pagos, cobros, etc.). Es el punto de partida de la contabilidad.
Comparativa:
Es el más dinámico de los libros, pues refleja la actividad diaria de la empresa, a diferencia del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que se elabora solo al cierre del ejercicio.
Fecha de revisión:
Debe estar actualizado en todo momento y se legaliza en el Registro Mercantil dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal.
2. Libro Mayor
Situación en la contabilidad:
Agrupa todas las operaciones del Libro Diario pero clasificadas por cuentas contables. Permite ver la evolución de cada cuenta (por ejemplo: Caja, Banco, Ventas, Proveedores).
Comparativa:
Más analítico que el Diario. Mientras que el Diario muestra qué pasó y cuándo, el Mayor muestra cómo afecta cada operación a cada cuenta.
Fecha de revisión:
Aunque no es obligatorio legalizarlo, se recomienda revisarlo mensualmente para controlar el estado de las cuentas.
3. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Situación en la contabilidad:
Contiene la situación patrimonial y económica de la empresa. Incluye: balance inicial, balances trimestrales, y al final del ejercicio, las cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, etc.).
Comparativa:
Es el más estático y formal. A diferencia del Diario y el Mayor, que son operativos, este libro es resumen y cierre del ejercicio contable.
Fecha de revisión:
Se debe legalizar dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio (como el Diario), y se presenta junto con las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.
4. Libro de Actas (para sociedades)
Situación en la contabilidad:
No es contable en sentido estricto, pero es obligatorio para sociedades mercantiles. En él se recogen las decisiones de las juntas generales y órganos de gobierno: aprobación de cuentas, nombramientos, ampliaciones de capital, etc.
Comparativa:
Mientras los otros libros reflejan datos contables y financieros, este libro refleja la voluntad de los socios y decisiones legales.
Fecha de revisión:
Debe llevarse de forma cronológica y firmarse al final de cada acta. Se legaliza al igual que los demás libros dentro del plazo legal.
Comparativa general:
| Libro | Tipo de registro | Función principal | Revisión/Legalización |
|---|---|---|---|
| Libro Diario | Cronológico | Registro diario de operaciones | Obligatoria (4 meses tras cierre) |
| Libro Mayor | Por cuentas contables | Análisis por cuenta | Revisión interna, no obligatoria |
| Inventarios y C. Anuales | Patrimonial y resumen | Estado financiero al cierre | Obligatoria (4 meses tras cierre) |
| Libro de Actas | Legal y societario | Decisiones de órganos sociales | Obligatoria si es sociedad |
Estos libros no solo son obligatorios para cumplir con la legislación española, sino que también constituyen una herramienta clave para una buena gestión empresarial.
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